De Erelijst van Gevallenen 1940-1945 is onder verantwoordelijkheid van het Instituut voor Oorlogs-, Holocaust- en Genocidestudies (NIOD) opgesteld. Ook na de presentatie van de Erelijst in 1960 is het de taak van het instituut om het bestand op zijn betrouwbaarheid te controleren en zo nodig aan te passen.
Dit verificatieonderzoek is tweeledig. Gegevens kunnen bij nader inzien niet juist blijken te zijn en worden gewijzigd. Daarnaast krijgt het instituut van tijd tot tijd het verzoek om nieuwe namen aan de Erelijst toe te voegen.

Het NIOD streeft ernaar de Erelijst zo compleet mogelijk te maken. Maar de gebrekkige bronnensituatie laat soms een beperkte controle toe. Het is bijvoorbeeld niet altijd mogelijk om de precieze dag en plaats van overlijden aan te geven.

In het verleden werden wijzigingen kalligrafisch op het document aangebracht. Hoewel dit altijd met grote zorg en deskundigheid gebeurde, kwam het de kwaliteit van het papier niet ten goede. Het NIOD heeft daarom besloten om met ingang van 2009 wijzigingen alleen nog in de digitale Erelijst te verwerken. Het NIOD biedt de oorspronkelijke, gekalligrafeerde tekst ook op de website aan uit respect voor het verleden.

Het NIOD heeft tevens de gelegenheid aangegrepen om onjuistheden in de Erelijst zoveel mogelijk te herstellen. Dit heeft tot gevolg dat de digitale tekst op deze website op sommige plaatsen niet identiek is aan de gekalligrafeerde Erelijst. Verzetsstrijders, militairen en bemanningsleden van koopvaardijschepen die na 1945 overleden zijn en op de Erelijst staan, zijn niet meer opgenomen in de digitale Erelijst. Dit betreft naar schatting 3% van het totale aantal.

Het opgaveformulier dat in het verleden werd gebruikt, bood de mogelijkheid een foto van de gevallene toe te voegen. Dit is in een aantal gevallen gebeurd. Deze foto's worden in een latere fase aan de website toegevoegd.